В данной статье предлагаем разобрать основные виды аудита, применяемые к системе 1С-Битрикс24:
Аудит текущего проекта Битрикс может выполняться на любом этапе «жизни» проекта для анализа корректной работы всех компонентов системы. Может выполняться перед масштабированием проекта, при смене исполнителя интеграции, регламентно (этот вид аудита рассмотрим в главе ниже) и ряда других причин.
Аудит по итогу внедрения. Данный вид аудита проводится сторонним интегратором Битрикс24 (относительно исполнителя) с целью проверки качества внедрения системы. Заказчик зачастую не в силах оценить реализацию проекта автоматизации с технической стороны. Но от того как технически собрана система зависит как работа, так и дальнейшее развитие проекта в целом.
Далее мы разберем основные разделы проводимого аудита:
Анализ серверной инфраструктуры. Если говорить простыми словами, тут проверяем насколько «железо» соответствует данному проекту, с учетом его развития. Производится оценка производительности системы.
Анализ серверного программного обеспечения и общих настроек Битрикс. Проверка программной среды сервера и CMS Битрикс на соответствие требованиям и рекомендациям вендора.
Практика: зачастую это устаревшие версии программной среды, некорректная настройка прав доступа, закрытые порты (необходимые для корректной работы компонентов системы) и пр.
Сравнение текущей реализации с техническим заданием (ТЗ). Анализ, насколько система соответствует заявленным бизнес-процессам. Выявление функциональных пробелов или избыточных модулей.
Проверка технической реализации. Анализ методов реализации.
Один и тот же процесс, описанный в техническом задании, можно реализовать разными методами. Перед аналитиком ставится задача проверки реализации на оптимальность ее выполнения.
К примеру: часто встречаются бизнес-процессы, в которых избыточно создаются задачи в действиях CRM Сделок (т.е. менеджеру приходятся работать в двух сущностях). Вместо оптимизации процесса, в данном случае, мы получаем усложнение действий сотрудника, «заспаменность» и потеря времени. Или, когда вместо использования кастомного приложения, используют усложненный бизнес-процесс со множеством однотипных действий. Как итог – рост трудозатрат, потеря контроля над процессом.
Проверка кода кастомизации. Соответствие стандартам модификации и разработки.
Для заказчика совсем сложно оценить работу разработчика с технической стороны. Он может оценить реализацию только с позиции работает модуль или нет.
Для бизнеса важна стоимость владения продуктом, особенно при развитии и масштабировании процессов. Новый компонент можно написать так, что он будет легко расширяться, а можно написать так, что при первой модернизации необходимо всю работу делать заново, что ведет к неоправданно завышенной стоимости. Это большой скрытый риск владения системой для бизнеса. Поэтому проверять данную работу необходимо с особой тщательностью.
Модули и компоненты Битрикс24 обновляется достаточно часто. Задачей аналитика будет выяснить как на эти обновления отреагирует выполненные модификации Б24. По итогу анализа будут даны рекомендации по поддержке текущих доработок.
Проверка корректности интеграций с другими системами. Насколько система отказоустойчива, как поведет себя в случае ошибок и увеличения нагрузки.
Аудит прав доступа и ролей пользователей. Проверка защищенности данных. Сохранность данных.
Тут главное оценить не только уязвимость извне, но сохранность и доступность данных внутри компании.
Оценка документации.
Проверка наличия и актуальности документации по настройке и использованию системы. Оценка полноты инструкции для пользователей и администраторов.
При наличии данной документации ввод новых сотрудников в работу с системой проходит значительно быстрее и менее затратно.
Наличие описания всех внесенных кастомизаций. Данная документация очень критична для технической службы при поддержке и модернизации проекта. Особенно она критична при расширении штата или смене интегратора. Ее отсутствие так же будет влиять на стоимость работ интегратора.
Изучение и получение проектных знаний трудозатратны и напрямую влияют на стоимость модификации системы.
Сбор отзывов о функциональности, удобстве и скорости работы. Проведение интервью или опросов пользователей системы. Выявление реальных проблем или неудобств в процессе эксплуатации.
Составление отчета с выводами о качестве внедрения. Указание на выявленные недостатки и риски. Рекомендации по оптимизации, доработке или исправлению ошибок с минимальными затратами.
Бизнес сегодня — это процесс динамичный, требующий быстрой адаптации под новые условия. В этих реалиях неактуальные и усложняющие бизнес-процессы влекут за собой увеличение трудозатрат, что пагубно сказывается на состояние и развитие самого бизнеса.
Данный вид аудита позволяет отследить актуальность и корректность бизнес-процессов текущего проекта Битрикс24 в течении времени. Название регламентный от получил у нас в связи с цикличностью его проведения. А поскольку участники проведения аудита — это, в большинстве своем, сотрудники компании, то, по существу, он является внутренним.
Временные периоды повторения аудита могут быть различны. Для себя мы определили следующие регламентные аудиты:
Ежеквартальный анализ как правило проводится в рамках одного отдела. В рамках данного аудита проговариваются текущие исполняемые бизнес-процессы. В итоговый протокол вносятся следующие моменты:
На основе протокола анализа получаем частное техническое задание на доработку, исполнителем по которому может быть как собственный сотрудник, так и интегратор Битрикс24.
Ежегодный аудит больше направлен на техническую составляющую работы системы (при использовании коробочной версии Б24).
На основе данного аудита могут быть сформированы рекомендации по модернизации как серверного оборудования, так и программного обеспечения.
Полный регламентный аудит затрагивает все компоненты проекта Битрикс24. В данном случае система разбирается буквально до «болтика».
В начеле построения автоматизации бизнес-процессов система имеет вид сбалансированный (просчитанной ранее в проектном решении). Далее в процессе эксплуатации система обрастает корректировками, доработками и прочими изменениями. И не всегда эти кастомизации оптимизированы (где-то бизнес идет на такие решения в угоду сроков запуска в эксплуатацию, где-то из-за невозможности прогнозирования процесса и массе других причин). Когда таких моментов скапливается много, это создает излишний балласт как на работу, так и на развитие портала, причем это всегда сопровождается завышенными трудозатратами. Разобраться во всем этом как раз и помогает полный аудит Битрикс24.
В рамках аудита создается проектный комитет, который в себя включает следующих участников:
На основе протокола разрабатывается техническое задание на доработку системы и календарный план-график внесения изменений.
Как показывает практика, в результате проведения полного регламентного аудита Б24 удается «облегчить» систему примерно на 15-20% за счет оптимизации процессов, а это снижение стоимость поддержки инфраструктуры, увеличение скорости отработки бизнес-процессов, снижение трудозатрат.